クラウドサービスで契約書を管理するには?従来の管理方法との違い

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クラウドサービスで契約書を管理するには?従来の管理方法との違い

契約書を管理する際にクラウドサービスを利用するのが、クラウド契約書管理システムです。

クラウドを利用することによってこれまで難しかった契約書の管理もより合理的に行うことが可能になりました。

今回は、紙の契約書を管理する方法との違いやクラウドサービスを利用するメリットを解説いたします。

 

契約書の管理とは

不動産売買や業務委託など、様々な契約の成立は契約書によってその内容が記されています。紙の契約書における管理の必要性や、契約書管理の目的について解説いたします。

 

契約書管理の必要性

契約書は厳重に保管される必要があります。その理由は、万が一契約書を紛失してしまった場合に契約の条件や契約期間を確認することができなるリスクがあるためです。

契約書が保管されず社内で契約内容を共有できなかった場合、契約違反に気づかないまま取引が進んでしまう危険性もあります。また、正確に管理されていないと誰かが契約書を持ち出してしまったことにも気づかず情報が漏洩してしまうかもしれません。

 

契約書管理の目的

契約書を管理する目的は、契約書の情報を他部署や担当者以外の人が確認したい場合でもすぐに共有できること、契約期限の管理を漏れなく処理すること、契約書ごとにアクセス制限を設けることです。

 

契約書管理を効率化するには?

契約書の現物を保管する場合、名称やテーマごとにわかりやすくファイリングする必要があり、そのために効果的なのが契約書内容を確認できる契約書管理台帳の作成です。

近年はExcelを使用して作成することが多くなっています。これにより目的の文書を的確にすばやく取り出すことに繋がります。しかし、契約書の現物と台帳を常時紐づけるというのは困難なため、クラウドサービスを利用することでさらに効率化を図ることができます。

 

クラウドサービスを利用した契約書管理

契約書管理のクラウドサービスは、紙の契約書を電子データ化することでより分かりやすく分類し、クラウド上で一元管理します。紙の契約書をファイリングなどで管理する場合とはどのような点で異なるのかを解説いたします。

 

契約書の分類方法を決定

様々な要素が異なる紙の契約書の場合、活用する方法を想定して分類する項目を事前に用意する必要があります。クラウドサービスを利用すると、項目がすでに揃っていることが多く、必要な項目だけを選択することになります。

契約書の台帳整理を整備

紙の契約書の場合、台帳をExcelなどで手入力して契約書をひとつずつ登録する必要があり、詳細な内容までは確認できないという課題がありました。クラウドサービスを導入すると、契約書の内容をそのままデータ化して読み取るため検索と同時に詳細な内容も確認することが可能です。

 

契約書の保管場所を確保

紙の契約書はデータ化しても内容確認のため原本を保管しておく必要がありますが、クラウドサービスを導入すると原本をサーバー上に保管することができるため、社内保管する必要性が低くなります。契約書管理のクラウドサービスの中には原本を管理するサービスもあるため、外部管理場所を確保できます。

 

クラウドサービスで管理するメリット

クラウドサービスを利用して契約書を管理するメリットを解説いたします。

 

柔軟に検索や閲覧ができる

クラウド上で管理することによって、契約期間や取引相手などの項目を選択でき、簡単に目的の契約書を検索して閲覧することができます。また、複数の項目を契約書に紐づけできるため特定の文書がより検索しやすくなります。

 

業務効率化

クラウドサービスを利用して契約書を管理することで業務効率化を図ることが可能です。

契約内容などでトラブルが起こった場合でも簡単に検索できるため手間を省いて迅速に対応することができます。また、部署ごとに異なる契約書でも、クラウド上で管理することで簡単に共有することができます。一部の担当者のみアクセスできるようにしたいという場合は、アクセス制限やユーザー認証を設けることによってセキュリティ対策を行うと、より安全に管理できます。

 

電子契約機能がある場合も

契約書管理のクラウドサービスの中には、紙で作成した契約書をPDF化することで電子契約書に置き換え可能な電子契約機能を持ったものもあります。相手方に送った契約書に、電子署名とタイムスタンプが施されることによって契約が締結されます。この機能を利用することで、収入印紙や印刷代などコスト削減に繋がります。

 

まとめ

近年、契約書管理のニーズが高まりつつあるため、より効率的にコストを抑えて管理することが求められます。文書を電子化し、簡単に管理・閲覧できるクラウドサービスの契約書管理はそういったニーズに寄り添う最適なサービスであるといえます。

電子契約も普及しつつある今、契約書の管理にクラウドサービスの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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