クラウドストレージとは?電子契約サービスと合わせて活用しよう

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クラウドストレージとは?電子契約サービスと合わせて活用しよう

サーバーのクラウド化が各所で導入されている現在、クラウド化に関してストレージという言葉を耳にする機会が増えました。

しかし、「クラウドストレージがどのようなものなのか分からない」という方も多いかと思います。

そこで今回は、クラウドストレージについて解説いたします。

 

クラウドストレージとは?

 

クラウドストレージとは

クラウドストレージとは、インターネットを介してオンライン上でファイルを保存・共有

できるサービスです。複数人が同じフォルダにどこからでもアクセスすることができるため、リモートワーク下においても効果を発揮するサービスです。「オンラインストレージ」や「オンラインファイルサーバー」といった呼ばれ方をする場合もあります。

 

クラウドストレージのメリット

クラウドストレージはパソコンのハードディスクと同じように使用できるため、容量の大きなデータをすぐに共有することができます。更に、履歴ファイルを常にバックアップしてくれるため、最新のデータを簡単に参照することができるといった特徴があります。また、オンラインでどこからでもアクセスすることができるため場所とデバイスを選ばずに利用することができるのが強みです。そのため、複数人で共同作業を行う場合に非常に利便性の高いツールであるといえます。

そのほかにも、クラウドストレージにデータを保存しておくことでデータの紛失や破損を防ぐことができます。容量の大きいファイルをそのまま扱うことができるため、外部にデータを送信する際に利用すると、メール転送時の不便を減らすことが可能になります。

 

クラウドストレージサービスを選ぶポイント

 

データ容量

はじめに確認しておきたいのがデータ容量です。

導入後に増えていく分を加味し、扱うデータを十分に保存できる容量が確保できている必要があります。また、1回あたりのダウンロードやアップロードの最大容量についても十分な容量があるほうが望ましいため、普段扱っているファイルのサイズを良く確認し参照する必要があります。

 

コスト

クラウドストレージサービスは導入が無料であっても、運用に関して月額や年額単位で料金を支払う必要があります。また、同じ企業が提供しているサービスでもプラン内容によって利用できるサービスが変わります。価格は固定のため、正確に見積りをし、予算とサービス内容を照らし合わせる必要があります。

 

セキュリティ対策

セキュリティ対策に関しても重要なポイントになります。インターネットを介して外部サーバーを利用しているため、セキュリティ対策が万全でないサービスだと情報漏洩などのリスクが高くなってしまいます。企業の信頼にも関わるため、しっかりとしたセキュリティ対策を供えているサービスを選ぶ必要があります。

 

汎用性

パソコンだけでなく、あらゆるデバイスに対応しているかといった汎用性もサービス選びのポイントです。特にスマートフォンに対応しているサービスなら、パソコンが手元にない状況下でも簡単な編集作業やファイルの閲覧が行えるため、業務を効率化させることができます。

 

電子契約におけるクラウドストレージサービスのメリット

 

印刷不要で収入印紙税を削減

電子契約を結んだ契約書を電子データとしてクラウドストレージ上に保存しておくことで、収入印紙税をカットすることができます。収入印紙税は「作成された文書」が課税対象であり、電子データとして作成・保存されている電子契約書は課税対象にあたりません。

クラウドストレージに保存しておくことで、印刷して保存する必要がなくなるため収入印紙税分のコストを削減することができるのです。

 

保管の手間を削減

電子契約書をクラウドストレージ上に保存することで、契約書管理の手間を削減することができます。オンライン上でいつでもすぐに契約書を検索・閲覧できるため、スピーディかつ簡単に契約書の管理を行うことができます。保管スペースを確保できるだけでなく、税務調査や会計監査などにも迅速に対応することができるため、業務を大幅に効率化させることができます。

 

コンプライアンス強化

電子契約書をクラウドストレージ上に保存することで、バックアップ体制が整い契約書の破損や紛失のリスクを削減することができます。また、高いセキュリティが備わっていれば、契約書の改ざんのリスクを削減することもできます。コンプライアンスの強化にも繋げることが可能になります。

 

まとめ

クラウドストレージは電子データを扱う上で非常に利便性の高いツールであるといえます。

電子契約書の保存に関しても、クラウドストレージを利用することで、コスト削減やコンプライアンス強化、業務の効率化などのメリットを享受することができます。

クラウドストレージサービスを導入する際には、ポイントをしっかり把握し、必要な機能を使うことができるサービスを選ぶようにしましょう。

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