契約書における印鑑証明の効力とは?法人と個人の場合について解説

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契約書における印鑑証明の効力とは?法人と個人の場合について解説

日本では、契約書を交わす際に、印鑑証明を提出して印影が本物であるかどうかの確認をする慣習があります。

では、海外との取引ではどうでしょうか?押印の代わりにサインを利用しますが、そのサインが真正かどうかを確認することはほとんどないでしょう。

また日本でも、契約書の内容によっては認印でも構わなかったりと、契約書の印鑑やサインについては曖昧な部分が多いといえます。

そこで今回は、契約書における印鑑やサイン、また印鑑証明について詳しく説明します。

 

海外取引における契約書のサイン証明書とは

ここでは、サイン証明書について説明します。

 

サイン証明書とは?契約書には必ず必要?

海外との取引の際にはサインをするだけなので、「法的に有効なのだろうか?」と疑問に思う人は少なくないでしょう。民事訴訟法228条4項によると、契約書にサインまたは押印があれば有効であると定められています。

しかし、今度は、「そのサインに真正性があるかどうかの確認は必要ないのだろうか?」という疑問が残ります。契約書を交わす際に、当事者が対面でサインをするのであれば問題ないでしょう。しかし、実務上では、そのようなシチュエーションはよほど大きな取引のみに限られます。

実は、本人のサインであることを証明する「サイン証明書」といわれるものがあります。これは、大使館の役人や公証人などがサインを面前で確認し、そのサインが本物であることを証明するものです。サイン証明書は、発行のたびに本人が大使館などに赴いてサインをする必要があります。

このようなサイン証明書ですが、実際には使用することはほとんどありません。海外との取引の際にも、お互いのサインは真正であろうと信じて契約を交わすのが一般的です。

 

契約書作成における印鑑について

印鑑には、よく使うものに実印と認印があります。しかし、実印と認印の意味をきちんと把握している人は少ないでしょう。ここでは、実印と認印について説明します。

 

実印と認印の法的効力と意味の違い

国内で株式会社を設立するときには、必ず実印を用いて登記します。法令により定められているので、実印以外を使うことはできません。

一方、認印は、印鑑証明が不要である一般的な書類に用いられることが多いでしょう。このように、実印と認印の使い分けはきっちりと線引きされているわけではなく、かなり曖昧といわざるを得ません。

実は、法令上は、認印も実印と同じように法的に有効であり、何らかの訴訟が起きた際にも証拠として十分効力があるのです。

このような事実があるにもかかわらず実印が用いられるのは、印鑑証明と照合しやすいことと、代表者の意志を明確に示すことができるからです。

 

契約書に添付する印鑑証明について

契約書に添付する印鑑証明ですが、法人と個人とでは発行場所や法的効力が異なります。ここでは、法人と個人で使うときの印鑑証明について説明しましょう。

 

法人における印鑑証明

法人の印鑑登録は、法令によって義務付けられています。法人の代表者と印影は紐付けられ、登録後は、必要な場合に印鑑証明を取得できるようになります。

 

〇発行場所や法的効力、有効期限について

法人の印鑑登録は、各地方自治体の法務局で行います。なお、登録後に印鑑証明を発行するのも同様に法務局です。登録する印鑑の大きさは、一辺の長さが1cmから3cmの正方形に収まる形と決まっています。法人が作成した文書に実印での押印があれば、代表者の意志によって作成されたのだろうと推定効力が働き有効となります。

本来、印鑑証明には有効期限はありません。しかし、実印での契約書を作成するようなケースでは、3カ月以内に取得した印鑑証明の提出を求められることが多いようです。不動産の所有権移転登記等に添付すべき印鑑証明の期限が、法令により「3カ月以内のもの」と定められていることが、その一因のようです。

 

個人における印鑑証明

それでは次に、個人の印鑑証明について説明します。

 

〇発行場所や法的効力、有効期限について

個人の実印は、市区町村役場で登録を行います。また、印鑑証明の発行も市区町村役場です。基本的に、個人で使う印鑑証明も有効期限はありません。売買契約などさまざまな契約を締結する際に、発行から3カ月や6カ月以内の印鑑証明を求められることがありますが、これはあくまでも提出先が有効期限を決めているにすぎません。

しかし、さまざまな手続きをスムーズに行なうために、取得時期の指定がある場合は指定に沿ったものを用意しましょう。

 

〇印鑑証明の日付に注意すべき契約書とは

印鑑証明に有効期限はありませんが、次の書類はその日付に気をつけなければなりません。

・不動産登記の申請の場合(3カ月以内に発行されたもの)

・銀行預金や郵便貯金などの遺産相続手続きを行う場合(3カ月や6カ月以内に発行されたものを求められる場合が多い)

また、印鑑そのものが変更している場合や結婚や離婚によって性が変わった場合、転居した際の手続き漏れなどで、元の印鑑証明を使えない場合があります。有効期限はありませんが、面倒でも必要なときに取得するほうがいいでしょう。

 

電子契約書なら印鑑証明は必要ない

近年、契約書はPCやスマートフォンなどで作成され、ネットを介して電子ファイルとして扱われています。電子化されたデータに押印することは物理的に不可能であり、その代わりに電子署名を利用します。そのため、電子契約書であれば印鑑証明が必要なく、わざわざ市区町村役場や法務局まで取りに行く必要もありません。

今後も、電子契約書で契約をする機会は増えていくことでしょう。このように、非常に便利な電子契約システムの導入を検討してみてはいかがでしょう。

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