電子契約書はコピーでも有効。さらに印紙税も削減できてお得

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電子契約書はコピーでも有効。さらに印紙税も削減できてお得

契約書は何のために取り交わすのか?

そもそも「契約」は、口(くち)約束だけでも成立します。当事者同士がその約束事を認識していれば、それが契約となるのです。

「契約書」は、何らかの契約が成立しその内容について当事者間で同一の認識を持ち合意していること、その証拠を残すために作成するものです。ですから当然、署名や押印された契約書の原本は、重要書類であり証拠書類として有効なものです。

では、契約書は、原本でなければ効力がないのでしょうか?

 

紙の契約書の場合

契約する際、一般的には契約書を2部作成し、契約の当事者が契約書の原本を1部ずつ保管します。当事者双方が契約内容を確認し署名・押印した契約書は、その契約の証拠となります。

当事者双方が契約書の原本を保有することは、契約内容の偽造や改ざんを抑制する効果があります。契約内容を変更しようとすると本来当事者双方の訂正印が必要で、当事者の一方が相手方の許可なく勝手に変更することは不可能です。もし一方が不正に偽造・改ざんしても、相手方の保有する原本が証拠となり、不正が立証されることになります。

印紙代の節約などの理由から、契約書を一部だけ作成して、その原本を当事者の一方が保管し、もう一方は原本のコピー(契約書の写し)を控えとする場合があります。

この場合でも当事者双方が契約内容を確認し契約書に署名・押印しているため、契約は成立しています。ですから契約書が原本であってもコピー(契約書の写し)であっても、それらはともに有効な証拠書類となります。ただし、原本と違って、コピー(契約書の写し)は容易に改ざんが可能となります。そのため、原本と比べて「契約の証明」としての効力は低くなります。

契約書がメールやファクシミリ、写真などによるものであっても同様で、改ざんの可能性から信用性が低くはなりますが、内容について相手方と齟齬がなければ真正な証拠書類となります。

 

電子契約書の場合

電子契約の場合、電子ファイルの契約書に適切な電子署名とタイムスタンプを付与することにより、紙の契約書と同等の法的効力があります。契約内容に変更がある場合、元の契約書を変更するのではなく、新たに変更契約や覚書を締結することになります。

 

電子署名法第3条(中略)当該電磁的記録に記録された情報について、本人による電子署名(これを行うために必要な符号及び物件を適正に管理することにより、本人だけが行うことができることとなるものに限る。)が行われているときは、真正に成立したものと推定する。

引用:https://elaws.e-gov.go.jp/search/elawsSearch/elaws_search/lsg0500/detail?lawId=412AC0000000102

 

このように適切に作成された電子契約は電子データそのものが有効となりますが、紙の契約書の場合と同様に、契約書のコピー(写し)であっても有効な証拠書類となります。

 

コピーでは紛争時に不利な場合も

当事者間で契約内容について裁判など係争が起こった場合、契約書は有効な証拠となります。

その際裁判所に提出する契約書については、過去の判例に『相手方が原本の提出に代えて写しをもってすることに異議がなく、かつ、原本の成立について争いがないときは、写し(認証のない謄本)を提出することができる』とあり、実務においては一般的に、契約書のコピー(写し)が証拠として提出されています。契約内容が争点となる場合には、その内容が確認できる資料としてコピー(写し)でも機能するからです。

ところが、係争において、契約書の真正性が争点となることがあります。

例えば、相手方が契約の存在を否定したり契約書が偽造であると主張する場合、コピー(写し)では偽造の可能性を否定するにはその根拠が弱くなってしまいます。

 

民事訴訟法第228条

第1項 文書は、その成立が真正であることを証明しなければならない。

第4項 私文書は、本人又はその代理人の署名又は押印があるときは、真正に成立したものと推定する。

引用:https://elaws.e-gov.go.jp/search/elawsSearch/elaws_search/lsg0500/detail?lawId=408AC0000000109#1160

 

紙の契約書でも電子契約書でも、双方によって正しく署名(紙媒体の場合、又は押印)された契約書であることの証明が重要です。先にも述べたように、原本に比べて偽造しやすいコピー(写し)の場合、その証拠能力が低くなってしまうことが考えられるのです。

電子契約書の場合、係争当初の段階で裁判所に提出する証拠資料としては、電子契約書を紙に印刷した「契約書写し」を提出しますが、その真正性が争われる場合にはシステム内の原本閲覧やUSBなどで提出することもあります。

 

電子契約書はコピーにも印紙は不要

印紙税法第2条には、「別表第1の課税物件の欄に掲げる文書には、この法律により、印紙税を課する」とあり、契約書や領収書など課税対象となる文書が指定されています。

ところが電子文書については、おもに以下を根拠に印紙は不要とされています。

 

国税庁HP『請負契約に係る注文請書を電磁的記録に変換して電子メールで送信した場合の印紙税の課税関係について』の記述

「注文請書の現物の交付がなされない以上、たとえ注文請書を電磁的記録に変換した媒体を電子メールで送信したとしても、ファクシミリ通信により送信したものと同様に、課税文書を作成したことにはならない」

引用:https://www.nta.go.jp/about/organization/fukuoka/bunshokaito/inshi_sonota/081024/02.htm

 

つまり、文書の「現物」を相手に渡さない場合は課税対象となる文書を作成したことにはならず、よって、「電子ファイルなどで交付される電子契約書」には印紙は不要ということになっているのです。

 

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