覚書とはどんなもの?販売契約書は多少の変更なら覚書で対処可能!

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覚書とはどんなもの?販売契約書は多少の変更なら覚書で対処可能!

契約書をすでに作ってあるけれど、少し変更したいところが出てきたというケースは多いものです。

そんなときに毎回契約書をすべて作り直すのは大変なので、覚書を活用すると良いでしょう。

今回は「覚書とはどんなものなのか」「何を記載しておくべきなのか」などを確認します。

 

販売契約書、覚書の意味とは?

販売契約とは、メーカーから商品などを購入して、それを販売店の名で消費者に転売できるようにする契約です。

販売代理店契約などと違って販売店の名が使える代わりに、何かあったときの対応は販売店がすることになります。

では、覚書とはどんなもので、どんなときに使えるのでしょうか。

 

覚書を作る意味

覚書とは契約書の補足をしたり簡易的に合意内容を文書化しておけたりする便利なものです。この覚書を作ることによってさまざまなメリットがあります。

ケース別で、覚書を作るメリットを確認しましょう。

 

〇契約書作成前に合意事項を確認

まずは、契約書を作成する前の段階で覚書を作る意味です。これには「合意事項を事前に双方で確認しておく」効果があります。

契約書で決めておくべき内容は多岐にわたります。契約書をいきなり作ってしまう前に覚書を作ることで、先に大筋について確認でき、契約書作成もスムーズになるのです。

 

〇契約書の簡易的な代わりの文書として

覚書自体を「契約書の代わりの簡易的な文書として利用する」のも便利な使い方です。

そもそも契約書や覚書、協定書、協議書、念書など、契約内容が書かれている文書は、その業界のルールに則っている場合があるものの、法律上は契約書と同じように取り扱われます。

表題が違うだけで、「合意内容を書面にしたもの」であるのは変わらないからです。

契約書を作成しないのであれば、必要な内容を覚書に記載する必要があります。覚書は契約書より簡単に作れると言っても、契約書の代わりとして覚書を作成する場合は、記載内容についてしっかりと考えなければなりません。

 

〇契約書作成後の補足

ここからの2パターンは、契約書作成後の覚書の使い方です。まずは「補足的に覚書を使う」使い方を見ていきます。

契約書作成後に、何か付け足しておきたいことがあったときにもう一度契約書自体を作り直すのは少し面倒です。そのような場合に、補足した内容だけを記載した覚書を使えば非常に便利です。

「補足した部分以外は同じ内容の契約書を作りました」と言われた契約相手も、どこかが変えられているといけないと再度確認し直す手間もかかります。

覚書に補足した内容だけ書かれていれば、安心して署名ができるでしょう。契約書作成時に別にまとめたほうが分かりやすいからとわざと覚書に分けることもあります。

 

〇契約書の金額や名義など変更点を文書化

一旦契約合意をしたけれど、その後に内容を変更する必要が出てくる場合もよくあることです。そんなときに「変更点のみを後から確認できるよう文書化しておける」のも覚書のメリットです。

補足として使うときと同じように、必要な部分だけ記載することで変更内容が分かりやすくなります。

ただし、変更する内容が多い場合には、結局どういう契約なのかが逆に分かりにくくなってしまいます。その場合には契約書自体を作り直したほうが良いでしょう。

 

販売契約について覚書の雛形を確認しよう

それでは、覚書の雛形を確認しましょう。

 

覚書でかならず記載しておくべき内容

まずは覚書を作るにあたって、かならず記載する内容を確認します。前述のとおり、覚書であっても契約書と同じ効力があるので内容の精査は必須です。

覚書が契約書の内容を補足するものや変更するためのものであれば、どの契約書なのかが分からなくてはいけません。

元の契約書の日付や、どの部分を変更して、変わらない部分はどこなのかが分かるように覚書に記載します。

また、覚書を作成した日と変更を適用したい日が違うときもあります。この場合は効力がいつから発生するのかも書きましょう。

 

覚書の雛形・フォーマット

契約書の変更がある場合の覚書の雛形は以下のようになります。

 

覚書

 

令和〇年〇月〇日に締結した〇〇〇(契約書の題名)について、〇〇〇(以下「甲」という)と〇〇〇(以下「乙」という)は下記のとおり合意する。

 

第一条(〇〇の変更)

原契約第〇条で定める〇〇に関して、〇〇を〇〇に変更するものとする。

 

第二条(変更の効力発生日)

前条の効力は令和〇年〇月〇日から適用することとする。

 

第三条(原契約の適用)

本覚書に記載のない事項については原契約に従うものとする。

 

令和〇年〇月〇日

 

甲 住所

氏名        印

 

乙 住所

氏名        印

 

内容によっては覚書にも収入印紙が必要

覚書には簡易的なイメージがあるため、収入印紙は必要ないのではないかと思う人も多いです。

しかし、前述のとおり題名が違うだけで法律上は契約書と同じ扱いをする書類なので、課税対象の文書であれば覚書にも収入印紙が必要なため気をつけてください。

 

簡易的な覚書についても販売契約に活用を!

販売契約の内容を補足したり変更したりする場合に、いちいち契約書を作り直すのは大変です。そんなときには簡易的に使える覚書を活用すると良いでしょう。

また、契約書の記載内容が決まっていて、内容の変更に応じてくれない会社もあります。

そんなときに「覚書で対応させてください」と伝えると受け入れてもらえることもあるため参考にしてください。

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