契約書の訂正ルールを徹底解説!注意すべきポイントを紹介

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契約書の訂正ルールを徹底解説!注意すべきポイントを紹介

 

契約書を作成する際は、パソコンで文章を入力して作ることが多いです。印刷後に誤字や脱字を発見したら、パソコンなら直ぐに作り直すことができます。しかし、もしすでに契約書の押印後に、契約の内容を訂正したい場合は、どのように訂正すればいいのでしょうか。間違えないように作成するのが前提ではありますが、手書きで訂正する際の正しい方法を知っておくことも必要です。ここでは、契約書を手書きで訂正する際の手順や注意点を解説します。

 

契約書の間違いを訂正する際の手順とルールを解説

契約書で押印した後に訂正する場合は、手書きで対処することになります。正しい手順を覚えておきましょう。

主な4つの訂正手順をおさえる

契約書を訂正する場合は、契約書に押印したものと同じ印鑑で、全ての契約書に同じように訂正することが前提となります。

 

①訂正したい文字を二重線で消します。修正テープを使用したり、塗りつぶしたりはしないようにしてください。元の文字が見えるようにしておくことがポイントになります。

②縦書きなら右横に、横書きなら上に正しい文字を記載します。

③訂正部分の近くに「〇行 〇字削除 〇字追加」と記載します。ただし、訂正する箇所が同じページで1箇所しかない場合は、特に行を書く必要はありません。

④③で記載した横か下に記名・押印したものと同じ印鑑で押印します。

このような手順で全ての契約書に同じ作業を繰り返します。

契約書内の日付を訂正する方法

契約書の日付はどのように訂正するのでしょうか。基本的には、先ほどの手順と同様です。日付の部分に二重線を引き、正しい日付を記載します。訂正部分の近くに「〇行 〇字削除〇字追加」と記載します。訂正した近くに押印を忘れないようにしましょう。

契約書の訂正印は記名押印と同じものを使用

前述の通り、契約書の記名・押印したものと同じ印鑑で訂正します。また、訂正印は契約書を取り交わした当事者全員の押印が必要になりますので注意してください。この際の押印は、改ざんをされていないこと、訂正に同意していることの証明になります。必ず当事者全員の分を押印しましょう。ない場合は訂正が認められていないことになります。

契約書の訂正の訂正は可能か?

訂正した箇所を再度訂正する際には、どうすればいいのでしょうか。再度訂正印を押して訂正することが可能で、法的にも問題ありません。しかし、訂正箇所が見づらくなるので、契約書を作り直すことができる場合は、再度作り直すことをおすすめします。

 

契約書を訂正する場合の注意点

それでは契約書を訂正する際に留意すべきポイントを紹介します。

訂正に使用する数字は漢数字か大字が望ましい

契約書に数字を記載する場合は、漢数字を使用します。その中でも、「壱、弐、参、萬」などの大字で記載しましょう。その役割は、難しい漢数字で表記することで容易に改ざんされる可能性を減らすことにあります。

また、金額を表す場合も同様、改ざんされるのを防止するために、「壱・弐・参・拾」の使用をおすすめします。金額の場合は、必ず最後に「円」をつけることを忘れないようにしましょう。

一方、アラビア数字で記載する場合にも注意すべきポイントがあります。例えば、「¥100,000ー」というふうに、前に「¥」を、金額の後ろに「―」を記載して、改ざんされないように防止しましょう。

契約書の捨印は取り扱いに注意が必要

書類に押印する際に、「捨印」を押す場合もあるでしょう。捨印は、契約書の欄外にあらかじめ訂正印を押印しておくものです。わざわざ訂正印をもらうことなく訂正をすることができ、一見便利なようですが、運用には注意が必要です。

あらかじめ捨印することで、相手に訂正をお任せしてしまうことになりますので、知らない間に訂正されてしまう可能性もあります。面倒ではありますが、訂正があった際には毎回訂正印を押して運用した方が、改ざんを防ぐことができます。

契約書訂正覚書を作成する際の収入印紙の有無を確認

契約書の条件内容を変更で、追加、修正、が必要な場合は、契約書訂正覚書を交わすことがあります。契約書とは別に覚書を作成することで対処することです。覚書の内容としては、誰と誰がいつ締結した契約書をいつをもって、以下のように変更することに合意するというような内容を記載します。

その後に、変更点を記載し、最後に記名と押印を済ませ、当事者全員が1部ずつ所有します。覚書のテンプレートなどもインターネットで公開されていますので参考にされるといいでしょう。また、訂正する際に、契約金額などの変更の場合は収入印紙が必要になりますので注意しておきましょう。

 

契約書を電子化することで訂正の手間を省く

契約書の手書きの訂正は、ミスのないように記載したり、ルールに則って訂正することが原則です。また、当事者の押印が必要になりますので、手間がかかるでしょう。契約書を電子化した場合は、電子帳簿法施行規則第8条第1項第2号に規定されている「正当な理由がない訂正及び削除の防止に関する事務処理規定」と「自らの規定のみによって防止する場合」および「取引相手との契約によって防止する場合」を定めることで訂正や削除が可能になります。

その方法は「取引情報訂正・削除申請書」を提出し、管理責任者に承認された場合は、処理責任者が取引関係情報の訂正や削除を行うことができます。

(参考:https://www.jiima.or.jp/wp-content/uploads/policy/denshitorihiki_guideline_ver1.pdf

規定を結ぶ必要はありますが、今後は電子化された書類が増えてきますので、一度規定を作成しておけば事務処理の手間も省けるでしょう。

契約書という重要な書類の場合は、事前に誤字脱字がないかどうかを確認し、やむを得ない場合のみ訂正を行うようにしましょう。

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