契約書を郵便で送るときのマナーと具体的な送付方法を詳しく解説

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契約書を郵便で送るときのマナーと具体的な送付方法を詳しく解説

ビジネスのシーンで、普段から契約書のやり取りをするという人は多いのではないでしょうか。契約書を送付する段階になって、うっかり宅急便で送ってしまったという人もいることでしょう。

また、契約書は企業にとっても個人にとっても重要な書類なので、ビジネスマナーを守りつつ準備することが大事です。

そこでここでは、契約書を送るときの正しい郵送方法や、守るべきビジネスマナーについて説明します。契約書の正しい郵送方法を知りたいという人は、この記事を参考にしてください。

 

契約書を送るときの郵便方法とは

ここでは、まず契約書を送るときのビジネスマナーから紹介します。

契約書は郵便法に則って送付する

契約書は「信書」に該当し、宅急便やメール便で送ることはできません。知らなかったからと宅配便やメール便で送ると違法になり、罰金が課せられる場合があるので注意しましょう。

契約書のほかには、馴染みのある結婚式の招待状や住民票の写しもこの信書に該当します。うっかり荷物と一緒に宅急便で送ってしまいそうですが、違法になるということを覚えておきましょう。

契約書は折らずに送付状をつけて送付する

契約書は、法人個人問わず、相手方にとっても非常に重要な文書です。

原則、契約書は折らずに入る少し大きめの封筒を利用します。クリアファイルに入れて送ると、雨が降っても契約書自体が濡れる心配はありません。クリアファイルは未使用のものを使用するようにしましょう。

また、契約書と一緒に送付状も忘れずに送りましょう。法人であれば、多くの契約書が日々送られてきます。送付状がなければ何の契約書がわからず、返信が遅れて契約期限に間に合わないなどのトラブルが生じることもあり得ます。

一目で内容が把握できるように、どのような場合でも契約書と送付状はセットで送ります。送付状はビジネスマナーにおいての挨拶文でもあり、企業のイメージアップにも繋がります。

返信用封筒を同封し透けない封筒で送付する

契約書を送るときは、署名・捺印後、相手から返送してもらうために、返信用封筒も忘れずに同封しましょう。相手方が住所を記載する必要がないように、送付する側が住所を記載し、さらに切手を貼った封筒を同封します。

契約書は機密事項を含む場合もあるので、中身が透けないしっかりとした厚手の封筒を用いましょう。

契約書は郵便番号と住所を正しく記入する

契約書が間違ってほかの住所に送られることがないように、住所や郵便番号を何度も確認してから郵送します。住所や相手方の名前を間違えることは大変失礼にあたるので、どのような文書であっても、間違っていないかどうかのチェックは何度も行うべきです。

ごくまれに郵便番号を記載していない封筒がありますが、郵便番号はすぐにネットで検索できるので、郵便番号も正しい表記を記載しましょう。

 

契約書を郵便で送付する具体的な方法とは

契約書を郵便で送る場合、いくつかの方法が考えられます。ここでは、具体的にどのような方法が適しているのかを説明します。

郵便局の配達記録郵便や簡易書留で送付する

契約書は、追跡番号で手紙の在処を確認できる配達記録郵便や簡易書留で送ることをおすすめします。契約書が届かないといったクレームにならないように、普通郵便より割高ですが、配達記録郵便などで送りましょう。

郵便局のレターパックで送付する

契約書を郵便で送るときは、全国一律料金で利用できるレターパックがおすすめです。レターパックライト(青色)は370円、レターパックプラス(赤色)は520円です。レターパックライトは郵便受けへ投函されるので、レターパックプラスのほうがより良いでしょう。

契約書を送るときには、レターパックなどの利用がおすすめですが、ポストに投函するのではなく窓口で手続きをしたほうが、より安心です。

民間宅配会社の信書便を利用する

郵便法や信書便法により、契約書などの信書は日本郵便から郵送することとなっていましたが、平成15年に特別法が施行され、許可を受けた民間業者も信書の配達が可能となりました。ただし民間業者の場合は、前述のとおり通常の宅急便やメール便では送れません。配達を依頼するときは、信書であることを業者に伝え、違法とならないように適切に送りましょう。

 

電子契約書であれば郵便での送付は必要なし

契約書を送るときは、契約書がどこにあるかを把握できる方法で送ることが大事です。さらに郵便で送る場合は、送付状や返信用封筒を同封すること、また折り目がつかないような状態で送ること、などいくつかのマナーを守りながら適切に準備しましょう。

 

書面契約書は、このように手間がかかりますが、電子契約書なら郵便で送る必要もなく、相手方にすぐに送信することが可能です。郵便であれば、相手方に郵送し返送してもらってと、最短でも3日ほどはかかるでしょう。しかしながら、電子契約書ならその日のうちに締結することができます。

時間も費用も削減できる、電子契約書を導入してみてはいかがでしょうか。

 

 

 

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