契約書をレターパックで送る際の手順と注意点

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契約書をレターパックで送る際の手順と注意点

レターパックは早く届くので使用している人も多いでしょう。しかし、契約書など重要な書類を送る際にはどのような手順で送れば良いのか分からない人もいると思います。これからレターパックで送る際の手順と注意点、簡易書留との違いを紹介します。

 

契約書をレターパックで送る手順

契約書は無くてしてはいけない大事なものです。そのため、正しい手順で無事に届けたいですよね。これから契約書をレターパックで送る手順を紹介します。

封筒やクリアファイルを準備

契約書は汚れたり破れたりしてはいけないので、そのままレターパックに入れてはいけません。契約書を送る際にはクリアファイルに入れてから封筒に入れましょう。クリアファイルで折る必要がないように契約書と同じサイズのファイルを、封筒は中身が見えないように中身が透けない白い無地の封筒を選ぶと良いです。書類は向きを全部揃えてからクリアファイルに入れ、封筒に入れます。封筒には、送付先の企業の名前、担当者の名前、送付元である企業と自分の名前を書きましょう。書いてあるとレターパックを開ける前に確認できるため便利です。

レターパックはご依頼人様保管用シールをはがす

レターパックには送り先の住所、担当者の名前、送り先の電話番号、自分の住所と名前、電話番号を書きます。また、何を送るのかを書く必要があるので、書類と記載しておきましょう。ここまで終わったら先ほどの封筒をレターパックに入れます。テープを剥がして封をし、ご依頼人様保管シールを剥がします。このシールは書類が相手の元に届くまで保管する必要があり、お問い合わせをする時に必要なので、大事にとっておきましょう。

 

契約書を郵送する際に気を付けること

契約書は大事な書類なので、送付する際にいくつかのことに気をつけなければなりません。これから絶対に気をつけてほしい注意点を4つ紹介するので、ぜひ参考にしてください。

契約書は折らないように

先ほど契約書を送る手順の際にクリアファイルに入れることを解説しましたが、契約書は絶対に折り曲げてはいけません。封筒は運ぶ際に折れることもあるので、必ずクリアファイルに入れてからレターパックに入れましょう。

送付状を付ける

書類を送る際には送付状が必要です。送付状は郵送する書類の内容を記入することで、送る側も封入漏れに気づき、受け取る側も何が送られてきたのか一目で分かります。送付状には送った日時、宛先、差出人、簡単な挨拶、送付内容を記載します。書類の不足があるなど連絡が必要な場合は、送付状に書いてある宛先に連絡することが多いです。送付状はネットでテンプレートがあるので、ダウンロードして使用できます。

返送用に封筒を用意

契約書は大体の場合、内容を確認してから捺印して送り返すことが多いです。そのため、返送用の封筒を用意して入れておくと良いでしょう。返送用の封筒は二つ折りに曲げてもかまいません。また、封筒には宛先を記入して切手を貼ると相手の負担が減らせて良いです。

郵送したことの記録を残す

レターパックの場合は、ご依頼人様保管シールがあるので郵送したことの記録が残ります。レターパックではない場合は、郵便局にある配達証明郵便で送ると良いです。記録があることで後でトラブルにならないので、必ず残すようにしましょう。

 

レターパックと簡易書留の違い

レターパック以外に簡易書留で書類を送る人も多いでしょう。料金にもさほど差がないですし、安全性にも違いがなさそうですが、この2つには大きな違いがあります。これから、レターパックと簡易書留には、どのような違いがあるのかを紹介します。

重要な書類は簡易書留

簡易書留は到着の安全性が高いというメリットがあります。万が一輸送中に書類をなくした場合は、配達班全員で書類を探し回り、配達途中で落ちていないかの確認、ロッカールームの点検など出来ることは全て行ってくれます。このように簡易書留は大事に扱われるので、安全に届けたい書類におすすめです。もちろん、他の郵便も安全に取り扱われますが、簡易書留は特別な扱いです。

早く届けたい場合はレターパック

レターパックは早く届けたい書類にぴったりです。レターパックの中でも違いがあり、レターパックライトとレターパックプラスがあります。レターパックプラスは、郵便受けへの投函ではなく、対面受け取り・受取人の署名が必要なものです。レターパックライトに比べて受け取り確認がより確実に行えるので、契約書を送る際にはレターパックプラスがおすすめです。
また、レターパックプラスは速達に準じた扱いのためより早く届けられ、近い場所であれば翌日には届きます。

このようにレターパックと簡易書留には大きな違いがあり、早く届けたい時にはレターパック、重要な書類でとにかく安全性を重視したい時には簡易書留というのが一般的です。

 

注意点を守ってレターパックで送ろう

レターパックは、早く届くので急ぎの書類を送る際に向いています。また、契約書は大事な書類なので送る時に曲がらないようになど気をつけなければなりません。ここで紹介したのを参考にして、送る際には気をつけて送るようにしましょう。

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