社内の取り決めは契約書ではなく稟議書が良い?概要と書きかたを解説

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社内の取り決めは契約書ではなく稟議書が良い?概要と書きかたを解説

みなさんは、稟議書がどのようなものなのかをご存知でしょうか?稟議書は契約書と似たような書類ですが、少し違いがあります。ここでは稟議書がどのようなものなのか、メリットやデメリット、書き方を紹介します。

 

稟議書とはどのようなもの?

物事を契約する際に必要な契約書ですが、それと似たような書類で稟議書というのがあります。稟議書は一体どのようなものなのかをこれから説明します。

ミーティングなどで物事を決める際に作成する

稟議書は稟議の際に用いられる文書であり、物事を契約する際に使われます。例えば、ミーティングなどで何か提案して物事を決めたい場合、稟議書に内容をまとめて関係者に回して見せます。稟議書は、なぜそれを行おうとしているのかの理由を書き、どのような内容なのかなど、物事に関する情報を全て記載しておく必要があります。例えば、新しいプロジェクトなどを提案する場合、そのプロジェクトを起案した理由、事業計画、必要な費用、関わる人など事細かく稟議書に記入します。

稟議書を用いて社内で取り決めをする際に、どのような場面で使われるのかを具体的に紹介します。まずは新規取引き先との契約です。新しい取引先と新たな契約を結びたい時に、その内容を稟議書にまとめて提出できます。他にも、社内で利用するパソコンやエアコンなどの備品の補充、不要な部品の廃棄、社内の広告など宣伝費用の利用、新しい人材を雇いたい時、社内行事の経費について、自分の有給や接待の費用の申請など、契約をまとめることから有給の申請まで幅広く利用できます。

可決は上司が決める

例えば、社内で何か契約を結びたいと稟議書を作成した場合、まずは自分の直属の上司に見せます。その上司が決裁できる内容であれば決定し、そうでなければもう一つ上の上司に回します。このように決定できるまで上の人に見せていくのです。稟議書は上司だけでなく、なるべく沢山の人に見てもらい、多くの上司を通して意思を伝えるのが大事です。

 

稟議書のメリットとデメリット

稟議書は契約の取り決めの際に利用すると便利ですが、いくつかのメリットやデメリットがあります。

複数の人が案件を吟味できる

稟議書のメリットの1つとして、稟議内容を複数の人に見てもらえることです。会社やビジネスで何か提案した際に、複数人や何人かの上司に見てもらい、承認してもらうことで安心できます。また、複数人が内容を吟味することで、もっとこうした方が良いなどのアドバイスをもらえるので、より良い内容になります。

失敗しても責任を取る人が曖昧

稟議書は複数人に見てもらうことで内容が良い方向へ固まっていきますが、承認した後に失敗したとき、責任を取る人が曖昧になります。起案者は上司に承認してもらっているので失敗しても責任は取りませんが、上司は自分が起案しているわけではないため、責任を取ろうとはしないでしょう。このように、同じ内容を複数の人が見ているため、誰が責任を取るのかが曖昧になり、後で大変な状況に見舞われることもあります。さらに、稟議書の内容が急ぎの提案であっても、複数人が見ると時間がかかるため、実際に行動に移るのが遅れてしまうこともデメリットの1つです。

 

稟議書の書きかた

最後に、稟議書の書き方を紹介します。稟議書の正しい書き方を理解していると、稟議内容が通りやすくなるのでおすすめです。

決まった書式に従う

稟議書の書き方の第一歩は、決まった書式に従って書くことです。会社によって稟議書を書く際のテンプレートや書式が決まっています。分からない場合は総務部などで確認できるので、必ず決まった書式に従って作成しましょう。

結論から書く

稟議書は結論から書くと分かりやすいため、まずは提案事項の結論を記載しましょう。何について申請するのか、具体的な内容を分かりやすく書きます。稟議書は多くの人が見るので、難しい表現や曖昧な内容だと分かりづらいので、分かりやすさは大事です。結論が書けたら、申請する内容の詳細を書きましょう。詳細では、新規契約の場合、取引先の社名や契約したい内容、それにかかる費用など、契約に関することは全て記入しましょう。

また、稟議書が通るように、その契約を行うメリットを具体的に記入すると効果的です。記入漏れがあると、承認された内容から外れてしまうので、後で実行できません。また、費用は見積書を添付すると見やすくておすすめです。申請内容では、なぜその契約を行うのが理由も記載してください。

前例を使って書く

以前に行った契約がある場合、それを前例に使って書くと良いです。もし、似たような内容があれば参考にすることで稟議内容が通りやすくなるので、ぜひ前例を一度探してみると良いでしょう。

 

契約を結ぶ際は稟議書を作成し承認を得る

稟議書は、契約などを行う際に提案書として提出できるのでとても便利です。稟議書があることで口頭での説明が省けますし、色々な人に見てもらうことで決行しやすくなります。ここでは稟議書について詳しく説明したので、ぜひ参考にしてみてください。

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