契約書を入れた封筒の入れ方や宛名書きはどうするべき?マナーを解説

カテゴリ:契約書

契約書を入れた封筒の入れ方や宛名書きはどうするべき?マナーを解説

契約書は、作成はもちろん郵送の仕方もビジネスで重要なポイントです。契約書自体はきちんとしていても、郵送方法でマナー違反があると受け取る側から悪い印象を持たれてしまいます。

社会人ならば契約書などを郵送する機会は多いので、郵送方法の正しいマナーは身に付けておくべきです。そこで今回は、契約書の郵送方法について、封筒の選び方から宛名の書き方、切手の貼り方までを解説します。

 

契約書を送る封筒の選び方

ビジネスで使用する封筒には大きく分けて「横書き封筒」「縦書き封筒」の2つの種類があり、それぞれ使うシーンが異なります。契約書を送る際にはどのように封筒を選ぶべきか、封筒の種類と特徴から解説します。

 

ビジネスシーンで使うべき封筒の種類と特徴

封筒にはいくつかの種類がありますが、ビジネスシーンで主に使われるのは「横書き封筒」と「縦書き封筒」です。

横書き封筒は宛名などを横向きに書く洋風の封筒で、デザイン性に優れていることが特徴です。この特徴を活かして、例えば結婚式やパーティーなどの招待状や、DMを送付する際に使われます。

一方、縦書き封筒は、長形封筒と角形封筒があり、長形封筒は書類や手紙を折り畳んで封入します。角形封筒は大きな封筒で、書類を折り畳まずに入れられるので、折りたたむことができない重要な書類を送付する際に適しています。

 

封筒の宛名の書き方・切手の貼り方

封筒の宛名と切手は、その封筒を受け取った相手が最初に目する部分であり、宛名の書き方と切手の貼り方で送り手の印象が左右されるので、慎重かつ丁寧にしましょう。

 

住所・宛名の書き方

住所と宛名を書く際には、例えば株式会社を(株)とするような略称の使用は避けましょう。また、宛名が会社か担当者(個人)かによって、会社宛ならば「御中」、個人宛なら「様」と使い分けることに注意してください。以下では、住所と宛名の書き方を、封筒の種類ごとに順を追って説明します。

 

■横書きの場合

横書き封筒に住所と宛名を書く際の書き方について、まずは表面から説明します。

 

・左端から2文字ほど空けて郵便番号を記載し、その下に住所を書きます。その際、番地等の数字には算用数字を使用します。また、ビル名やマンション名も略さず書きましょう。

・宛名は住所の下に書きますが、住所の文字より大きめに書くようにしましょう。相手方の役職を書く際は、4文字までは名前の前に、5文字以上は名前の上部に小さめに書きます。

 

つづいて裏面の書き方です。

 

・封かん日を入れる場合は、封じ口の左側に入れます。

・送り主の住所と名前は封じ口の下中央か、右寄りに書きます。

 

■縦書きの場合

縦書き封筒に住所と宛名を書く際の書き方について、まずは表面から説明します。

 

・郵便番号のみ、右上部に横書きで記載します。

・住所は、郵便番号の下に1文字分空けて右詰めで書きます。この際、番地等の数字は漢数字で書きます。また、ビル名やマンション名も略さず書きましょう。

・中央に宛名を書きます。このとき、文字は住所より大きく書きます。役職を書く場合は、4文字までは名前の上に、5文字以上は名前の右側に小さめに書きます。

 

つづいて裏面の書き方です。

 

・封かん日を入れる場合は、封じ口の左側に入れます。

・送り主の住所と名前を封じ口の下中央に書きます。

 

封筒への切手の貼り方

封筒を送る際には送料として切手を貼りますが、横書き封筒には右上に、縦書き封筒には左上に貼ります。切手はなるべく少ない枚数、できるならば1枚で済むようにしましょう。複数枚の切手を貼ると、いかにも余った切手をかき集めたような印象を与えてしまうので、相手に対して失礼に当たります。

また、切手は記念切手など特殊な形状、絵柄のものでも構いませんが、最低限ビジネスにふさわしいかどうかは見極めるようにしましょう。

 

封筒の閉じ方

封筒を閉じる際には、基本的に液体のりか両面テープを使用して閉じます。セロハンテープを封じ口の上から貼るのは見た目が悪く、相手にも良い印象を与えないので止めましょう。

封を閉じたら、縦書き封筒のみ封じ口の継ぎ目に「〆」と封字を書きます。横書き封筒の場合は封蝋やシールを封字代わりとしますが、シールなどがビジネスシーンにふさわしくない場合には封字も書かないようにしましょう。

 

封筒に「契約書在中」と書く理由とは?

契約書を入れた封筒には、表面に青色で「契約書在中」と書きましょう。これは、封筒の中身を明確に記載することで、優先的に開封してもらい、ビジネスを円滑に進めるためです。

書く位置と文字サイズとしては、横書き封筒の場合は右下に、縦書き封筒の場合は左下に宛名と同じ程度の大きさで書きます。

 

電子契約書ならば封筒を使う手間が省ける

契約書を送る際のマナーは知っておくべきですが、契約書や書類を送るには封筒代や切手代などのコストがかかります。また、契約書を送りたいのに適切な封筒や切手が見つからなければ、購入しに行く時間や手間もかかりますよね。

電子契約書ならば、ネット上でやり取りが完結するので封筒を使う手間が省け、送料も必要ありません。紙面の契約書1通にかかるコストはそう高くはありませんが、何十通、何百通と長い目で見ると大きなコストとなるので、電子契約書に切り替えることをおすすめします。

 

電子契約書を利用して封筒にかかるコストを削減しよう

契約書を送る際の封筒の選び方、住所や宛名の書き方には様々なマナーが存在します。仕事をする上でこれらのマナーは一通り覚えておくべきです。しかし、契約書を毎度封筒に入れて郵送するには手間とコストがかかります。

そこでおすすめしたいのが電子契約書です。電子契約書ならばネット上で相手に送付するので、封筒や切手にかかるコストを削減することができます。この機会に電子契約書の導入を検討されてはいかがでしょうか。

 

カテゴリー

  • 電子契約書

  • 契約書

  • 契約

  • 収入印紙

  • クラウド

  • PAGE TOP

    「契約書」関連記事一覧