労働契約書は電子化して交付できる?その方法と注意点を詳しく解説

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労働契約書は電子化して交付できる?その方法と注意点を詳しく解説

新しい職場で働く際に会社と締結する「労働契約書」は、「雇用契約書」と呼ばれることもあります。また、労働条件の内容が細かく記されたものを「労働条件通知書」といい、原則書面で交付されます。以前から、労働契約書や雇用契約書は電子化が認められていましたが、2019年4月から労働条件通知書も電子化が認められるようになりました。

そこでこの記事では、雇用に関してとても大切な労働契約書・雇用契約書・労働条件通知書の3つの書類の違いや、電子化して交付する際に注意すべき点を詳しく説明します。

 

労働契約書とは

ここでは、労働契約書に関して詳しく説明します。

 

雇用契約書との違いとは

労働契約書とは、従業員と会社が話し合って決めた労働の内容や賃金について、労働契約法をもとに作成される文書のことです。それに対して、雇用契約書とは、民法をもとに雇用について作成される文書のことをいいます。

2つの文書の異なる点は、労働契約書は従業員との間でしか契約できませんが、雇用契約書は誰とでも契約できる点でしょう。

準拠する法律は異なりますが、内容はほとんど同じであり、一般的には雇用契約書のほうがよく使われます。

 

労働契約書の締結は必須ではない

契約は、口約束でも効力があるので、労働契約書の締結は必須ではありません。労働や賃金について話し合いで決まっていれば、文書でのやり取りがなくても雇用が取り消されることはありません。

 

労働条件通知書とは

労働条件通知書は、労働条件について労使間の認識に隔たりがないように、会社が従業員に交付する文書のことです。ここでは、この労働条件通知書について詳しく説明します。

 

労働条件通知書の交付義務とは

労働条件通知書とは、従業員がどのような条件で働くのか、その内容を詳しく記載したものです。労働基準法15条により、正社員だけでなくパートなどを含めた全従業員に交付することが法的に義務付けられています。

次の内容については、絶対的明示事項として記載しなければならないと定められています。

 

・契約期間

・有期労働契約の更新について

・就業場所

・始業時刻、終業時刻(休憩時間についても記載)

・労働内容

・残業の有無

・休日や休暇について

・二交代制などについて

・賃金について

・退職、解雇について

 

参照:https://elaws.e-gov.go.jp/search/elawsSearch/elaws_search/lsg0500/detail?lawId=322AC0000000049#60

 

労働条件通知書は電子化での交付可能

2019年4月より、労働条件通知書についても、メール等の電子化による交付が認められるようになりました。前述の労働契約書は、以前からメール等での電子化による交付も可能でした。しかし、労働条件通知書は文書による交付が義務付けられていたため、非常に煩雑でした。

法律の改正により、2つの文書の両方を電子化できるようになり、会社の事務負担の軽減へと繋がっています。

 

電子化のための3つの条件とは

労働条件通知書を電子化して交付するためには、次の3つの条件を満たす必要があります。

 

・労働者が電子化を希望していること

・本人のみ閲覧可能であること

・書面として出力できること

 

昨今は、多くの人がメール等のサービスを利用しているため、従業員側もメール等での電子化による交付を受け入れやすくなっています。ただし、本人の意向を確認せずに、メール等で交付すると法律違反となるので注意が必要です。また、他の人が閲覧できないように、共有フォルダなどにアップロードされないよう、厳密に管理することは必須でしょう。

労働条件通知書を電子化する場合は、いくつかの条件があることをきちんと理解しておくことが重要です。

 

労働契約書を電子化する方法とは

労働契約書を電子化によって交付するには、どのような方法があるでしょうか。また電子化する際に、気をつけるべき点についても説明します。

 

労働条件通知書兼労働契約書として締結する

労働契約書の交付は法的義務がないため、実際には交付しない会社も少なくありません。しかしながら、労使間において賃金や就業時間などのトラブルは頻繁に起こっており、作成し交付するほうがいいでしょう。

上述したように、労働条件通知書も電子化での交付が可能となりました。「労働条件通知書兼労働契約書」としてまとめて作成し、電子化によって交付・締結することで、事務作業の効率化が図れます。

 

労働契約書を電子化するときの注意点とは

労働条件通知書兼労働契約書を電子契約に切り替えると、印刷や、双方の押印のやり取りなどにかかる時間と労力、またコストを削減できます。ただし、労働契約書を電子化する場合は、次の3点に気を付けましょう。

 

・証拠力の保全

・電子帳簿保存法への対応

・労働条件通知書の交付

 

もし何らかのトラブルが生じたときのためには、法的効力が万全でなければいけません。そのためにも、電子署名を付された状態で交付することが大切です。またデータ自体も、電子帳簿保存法に準拠したやり方で保管する必要があります。労働条件通知書も一体となっている契約書であれば、一定のフォーマットに則って作成・交付することが可能です。

 

労働契約書を電子化して効率化を図ろう

労働契約書を電子化して交付することで、印刷したり、押印のやり取りをしたり…という面倒を省くことができます。2019年4月より、労働条件通知書も電子化して交付できるようになり、さらに効率化を図れるようになりました。この機会に、非常に便利な電子契約システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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