契約における代理印鑑とは?押印方法や有効性について説明します

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契約における代理印鑑とは?押印方法や有効性について説明します

 

当事者同士で約束をする時に、その内容を文書に残してお互いの署名と押印を残す契約書。

事業の代表となっている人が押印するのが原則ですが、書類作成の量が膨大になってしまうと、事業運営に集中できなくなってしまうため、他の人に代理印鑑をしてもらうケースも多くなっています。

しかし、代理印鑑がどのようなものであるかということや、契約において代理印鑑が有効になるのかを知っておかなければ、スムーズに契約手続きを進められなくなってしまうため、注意が必要です。

そこで本記事では、代理印鑑がどのようなものであるか、代理印鑑が書類として有効になるのかということについて、詳しく説明します。

 

契約における代理印鑑とは?

代理印鑑は代印とも呼ばれ、本来捺印しなければならない人に代わって、書類に押印することを言います。

当事者間での約束を締結する場合、それぞれ代表者が押印するのが原則ですが、代表者が契約手続きに立ち会えないなどの理由によって、手続きの責任を委任された人が代わりに押印することがあります。

それによって、事業の代表者は本来の事業運営業務に専念することができるようになり、より健全な事業へと発展させていくことができるのです。

 

代理印鑑の押し方

代表者本人が印鑑を押す場合、署名と捺印があれば文書として成立します。しかし、手続きの責任を委任された人が代理印鑑を押す場合、委任された人が押印したものだと証明するために、印鑑の右上や右下に「代」と記載するようになっています。

これが記載されていなければ、代表者本人が手続きに立ち会ったとみなされるため、後でトラブルになった時に、事実確認が難航してしまうので注意が必要です。

 

代理印鑑で契約が有効になるか

代理印鑑で手続きを進めている事業は多いですが、代表者本人が押印していない書類が、文書として成立するのか疑問に思う人も多いです。

契約書は約束が成立したという証拠になる大切な書類なので、代理印鑑の有効性について、正しい知識を身につけておきましょう。

ここからは、代理印鑑の有効性について説明します。

 

代理印鑑の有効性に関する判例は無い

印鑑の所有者ではない代理人が、代表者に代わって押印した場合、裁判などで証拠として提示できる有効な資料になるのか疑問に思う人は多いです。

しかし、2020年3月の時点では、代理印鑑の有効性を争った判例は存在せず、法的に認められる押印方法なのかを明言することはできません。

 

〇印鑑は本人のみが所有しているとみなされる

たとえ代理人が押印したとしても、代表者本人の印鑑が押されているのであれば、代表者の意思が書類に反映されているとみなされます。

それは、印鑑というものが、通常は本人が大切に保管しているものであり、他人が簡単に使用できるものではないと解釈されているからです。

 

〇押印があれば本人の意思が反映されているものとされる

たとえ他人であったとしても、代表者が保管しているはずの印鑑を所持していて押印したのであれば、法的には本人の意思で押印したものだと認められます。

そのため、代表者の印鑑が押してある文書は、代表者の意思が反映された正式な書類だとされ、その書類に基づいて取引が進められるようになり、トラブルが発生した時には証拠資料として提出されるのです。

 

代理印鑑を多用している会社もある

会社の規模が大きくなればなるほど、代理印鑑を多用している会社が増えてきます。

規模が大きい会社は、それだけ取引件数も多く、必然的に契約手続きも多くなってくるからです。

 

〇意思決定者と押印者が異なる

代理印鑑を用いている会社は、代表者が社内の他の人物に契約手続きの責任を委ねているということになるため、意思決定者と押印者が異なることが多々あります。

そのため、契約手続きの場面に代表者がいないことで、重要な意思決定をその場で行えないというデメリットが生じますが、代表者は本来の業務に専念できるため、効率的に事業運営できるようになるのです。

 

〇社内規定で定められているところもある

あらかじめ契約手続きを行う日時が定められていれば、代表者が押印することが可能です。しかし、タイムリーな対応を求められる業種の場合、突然押印を求められるケースもあります。

そのような会社は、あらかじめ社内規定で契約手続きを行える人物を指定しておき、責任を委ねられた人が代理印鑑を押せるようにしているのです。

 

〇電子契約における押印ボタンも代理印鑑となる

近年普及してきている電子契約では、ボタンで押印することにより契約が成立することもあります。

この押印ボタンにおいても、代表者本人が押すのでなければ代理印鑑となるため、押印ボタンを操作する人をきちんと定めておくことが大切です。

 

代理印鑑についてよく理解して事業を運営しよう

本記事では、代理印鑑の概要について説明しました。

できるだけトラブルを避けて手続きを進めていくためには、代表者本人が押印するのが望ましいですが、多くの会社では代理印鑑を使用しているのが現状です。

電子契約書を利用すれば、押印ボタンを操作するだけで手続きが完了するため、会社によっては代理印鑑を使用しなくても良くなるかもしれません。ただし、この場合も担当者をはっきりさせる必要があるので注意しましょう。

ここで説明した内容を参考にして、スムーズな契約手続きができるようになってくださいね。

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