契約書の押印は「実印」がベスト!その理由や認印を使うリスクとは?

カテゴリ:電子契約書

契約書の押印は「実印」がベスト!その理由や認印を使うリスクとは?

契約書に押印すること(印鑑を押すこと)は、日本のビジネスシーンでは常識です。しかし、その印鑑に何を使ったらよいのかご存じでしょうか。重要な契約書であれば「実印」がベストです。認印で押印しても契約は成立しますが、裁判で耐えきれないリスクがあるためです。ここでは実印と認印の性質や役割を解説したうえで、実印がベストである理由を詳しくご説明します。

 

重要な契約書に実印を使うべき理由は証拠能力が高いため

重要な契約書に実印を使うべきなのは、実印は証拠能力が高いからです。

実印とは市区町村に登録申請することで、印鑑証明書の交付が受けられる印鑑のことです。実印と聞くと高額で複雑な印影(複雑な文字を彫ったもの)を思い浮かべるかもしれませんが、市区町村に登録申請しなければ、実印にはなりません。いわゆる三文判でも、市区町村に登録申請すれば印鑑証明書の交付が受けられるので、実印になります。

そして認印とは、実印以外の印鑑のことです。ビジネス上の契約は、口約束でも成立します。したがって、契約書に認印を押しても、契約書として有効なものになります。

しかし、それであっても、重要な契約をするときの契約書には実印を使ったほうがよいでしょう。また、「相手にも実印の押印を求める」ことを強くおすすめします。

民事訴訟法第228条第4項に「私文書は、本人又はその代理人の署名又は押印があるときは、真正に成立したものと推定する」と定められています。契約書は私文書ですから、私文書が「真正に成立した」契約書であると主張するには、つまり本物であると主張するには、本人や代理人の署名や押印が必要であるというわけです。

重要な契約書で本物かどうかが問題になるのは、相手から「この契約書は本物ではない。契約書のこの押印は自分が押したものではない」と主張されたときです。こちらはこの主張に対して、「この契約書の内容の契約は成立していて、この押印は相手が押したものである」と証明しなければなりません。このとき、契約書に相手の実印が押印されていたら、契約書の「真正」を、簡単かつスムーズに証明できます。

 

認印・角印の使用にはリスクがある!ただし実印の偽造防止に役立つ

一般的に、重要な契約には実印または代表印が、重要性が低い契約には認印が使われます。認印であっても契約書の真正を証明できないわけではありませんが、もし「こちらは認印であり、自分で購入して勝手に押印したのではないか」と対抗されたら、反証することは簡単ではありません。

ただし、認印には実印にはないメリットがあります。たとえば企業は、実印と同じ効力を持つ「代表印」以外に、会社の認印である「角印」を使うことがあります。重要度の高い書類以外には角印を使用することで、実印(または代表印)を押した書類の数を少なくすることができます。つまり、実印の印影が露出する機会が減り、実印が偽造されるリスクを減らすことが可能です。

電子契約書での「電子印鑑」を使う手もある

実印と認印に次ぐ第3の印鑑と呼ばれているのが「電子印鑑」です。たとえば、PDFで作成する電子契約書に電子印鑑を押印すると、事務効率が格段に向上するでしょう。

 

*取引金額が低額である

*重要性が低い約束である

*万が一不当に破棄されても損害が軽微である

 

といった性質の契約であれば、電子契約書と電子印鑑を使って、契約書作成を自動化させるのもひとつの手です。電子印鑑は、働き方改革や生産性の向上、業務の効率化といった、ビジネスの今日的な課題解決にマッチしています。

ただし、普通の電子印鑑では認印ほどの効力しかありません。電子印鑑+電子契約書で、実印を押印した紙の契約書並みの効力を持たせるには、公的機関である認証局が発行する電子証明書が必要です。

 

電子契約書であれば実印よりもスムーズな契約締結が可能

重要な契約書を作成した場合は、証拠能力のより高い「実印」を押印するのが一般的です。簡易で重要度が低い契約書については、認印でも十分対応できます。しかし、認印では、万一契約の相手が「押印していない」と主張してきた場合に反証することが簡単ではありません。

そこで、「電子契約書+電子印鑑」を導入することも検討してみましょう。なぜなら電子契約書+電子印鑑は、紙の契約書+実印と同じ効力を持たせることもできるからです。そのため、認印しか押せない状況においても、電子契約書と電子印鑑を導入していれば、スムーズな契約が交わせるでしょう。

電子契約書+電子印鑑なら、たとえば出張先にいても、その場でパソコンからPDF版の電子契約書を課長にメール送信し、課長に電子印鑑を押印してもらって返送してもらうということも可能です。業務のIT化やシステム化、自動化を考えるなら、電子契約書+電子印鑑も検討してみてはいかがでしょうか。

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