電子サインとは?電子署名との違いからメリットまで詳しく解説

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電子サインとは?電子署名との違いからメリットまで詳しく解説

ビジネスシーンではペーパーレス化が進み、紙を使わない電子契約を導入している会社も増えてきています。

中でも取り入れやすいのが電子サインですが、電子署名という言葉もよく耳にするなか、電子サインとどのように異なるのでしょうか。

他にも法的効力はあるのか、どのようなメリットがあるのかなど電子サインについて気になるポイントを一つずつ解説していきます。

電子サインの導入を検討している方は是非参考にしてください。

 

電子サインと電子署名の違い

まずは電子サインと電子署名の違いについてご説明いたします。

 

電子サインって?

電子サインは紙の契約書にサインをするのと同じように、PCやタブレット上に表示される契約書に指やタッチペンなどを用いてサインをすることです。

従来は紙の書類に直接サインを求められるのが一般的でしたが、インターネットの普及に伴って電子サインが徐々に使われるようになりました。

紙の契約書と同等の法的効力を持つ電子サインは、オンライン上での認印のような立場であり、注文書や請負書といった簡単な契約や取引なら取り交わしを行うことができます。

電子サインには広い概念があり、電子サインの中には電子署名も含まれています。

 

電子署名との違い

先述したように電子署名は電子サインの1つで、書類を作成した本人であることとデータに改ざんが行われていないことを証明するという2つの役割があります。

電子署名は認証局が発行する電子証明書が添付されていることにより実印と同じような信頼性を持ち、電子サインよりも法的効力があることが認められるため重要な契約などに多く用いられます。

 

電子サインの法的有効性

電子サインの法的効力は電子署名法によって認められていますが、具体的にどれくらいの有効性があるのでしょうか。

 

署名者認証

署名者認証とは電子サインの真正性を検証する機能です。

電子サインという大きなくくりの中では、電子署名のように必ずしも電子証明書が必要であるというわけではありません。電子署名以外の場合は、メールアドレス、パスワード、IPアドレスや署名プロセスの監査証跡記録などを使って利用者本人がサインをしたことが確認できるようになっています。

 

意思および同意

利用者が本当に同意をしたのか意思確認を行う際に、電子的に証拠を残すことが可能です。

電子サインを利用した契約の場合、クラウド上に保存されている契約書や注文書といったデータのアクセスURLを利用者のメールアドレスに送信し、サインを依頼することになります。利用者がURLにアクセスしてクラウド上でサインを行うことで契約が完結しますが、これら全ての作業はオンライン上で証跡として残されています。

そのため、間違いなく本人の意思によってサインをしたことを確認することが可能になっています。

 

完了状態の記録

一連の作業状態が証跡として記録されているため、誰がいつどのような契約に同意したのかを証明することができます。証跡にセキュリティがつくことでデータの改ざんが難しくなり、署名者認証まで記録することが可能になっています。

サインが完了して一定時間を経過しても自動で無効になることはありません。

 

電子サインを導入するメリット

電子サインを導入することで、どのようなメリットがあるのか、3点ご紹介いたします。

 

コスト削減

紙の契約書は作成後、紙に印刷する必要があるため、印刷する用紙代やプリンターのインク代、印紙税などが発生します。また、契約書を送付する場合は郵送代も必要になりますので、企業によっては大きな負担となることもあります。

しかし電子サインであれば、法的拘束力は紙の契約書と同じままに印刷費用や印紙税、郵送代などが必要なくなります。

 

業務の効率化

作った書類のデータを共有することができるため、紙の契約書に比べて相手に届く速度が格段に早くなります。

例えば、データを受け取った相手は外出先に居てもPCやタブレット、携帯端末から内容を確認することができるので、承認など契約業務にかかる時間の短縮に繋がります。

 

ペーパーレス化

紙の契約書は法律に定められた期間、保管しなければなりません。そのため、年月とともに多くの書類が保管場所を圧迫しがちです。

電子サインはペーパーレス化が可能になるため、物理的な保管場所の確保が必要なくなります。データとして保管することは必要ですが、紙とは違い保管場所を作る必要がなくなります。

また、データとして管理を行うことで過去のデータを調べる際に見つけやすくなるといったメリットもあります。

 

まとめ

電子サインが法的有効性を持つことで、多くの企業が利用するようになりました。

セキュリティ面もしっかり管理をされているため、不安な方は実際に電子サインのサービスを行っている業者ごとに導入されているセキュリティについて調べてみることをおすすめします。電子サインについて今まで導入を考えてきた方は、この機会に導入をしてみてはいかがでしょうか。

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