電子契約書は印刷保管が必要?印刷の要否と印刷時の印紙の要否について

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電子契約書は印刷保管が必要?印刷の要否と印刷時の印紙の要否について

インターネット上だけで契約ができる電子契約書は、紙の書類いらずで契約を締結できる便利なものです。しかし、紙の契約書に慣れていると、本当に電子データだけで保存が可能なのか、印刷して保管しなくてもいいのかと不安に感じることもあるでしょう。そこで、電子契約書の印刷保管の要否、紙の契約書では必要となる印紙の取り扱い要否について解説します。

 

ペーパーレスの電子契約書は印刷が必要?

ペーパーレスで契約を完結できる電子契約では、当然ながら契約書も電子契約書のみが用いられます。電子契約書は、電子データのみで保管が可能な要件が定められています。電子契約書の保管前に、この要件をチェックしておきましょう。

電子帳簿保存法の要件を確認しよう

電子データの保存に関する法律として、「電子帳簿保存法」があります。この中で、電子契約書の保存要件が定められています。税法上、正しく電子契約書を管理するためには、電子帳簿保存法の要件に沿って対応しなければなりません。

要件を満たさない電子契約書は印刷が必要

電子契約書を作成できるクラウドサービスでは、電子帳簿保存法の要件を満たすところが多いものですが、一部は要件を満たしていないこともあります。その場合、本来はペーパーレスで済む電子契約書であっても、印刷が必要です。

電子契約書で保管するにはタイムスタンプが必須

電子契約書をペーパーレスで、データの状態で保管をするためには、「タイムスタンプ」が必要であることが先述の電子帳簿保存法で定められています。そのため、タイムスタンプに対応していない一部の電子契約書のクラウドサービスを利用した場合、契約書をプリントアウトして保管しなければならないのです。

紙の契約書をPDFで電子化して保存も可能

契約書は、最初から電子化する方法の他に、従来と同様に作成した紙の契約書を後で電子化して保管することが可能です。契約相手が電子契約書を導入しておらず電子化が難しい場合、自社での契約書保管時に有用な方法といえます。

紙の契約書を電子化して保存するには、原本をスキャンした上でPDF化する方法があります。そして、契約書作成後に修正や改ざんが行われていないことを証明するために、PDFにもタイムスタンプの追加が必要です。

スキャンには一定の解像度が求められる

紙の契約書をPDFで保管する際は、事前に税務署へ申請し、承認を得なければなりません。そして、スキャンに用いるスキャナにも要件が定められており、解像度200dpi以上、RGB256階調以上などの条件下でスキャンすることが求められます。

PDF化して保管する際は、これらの条件を必ず確認しておきましょう。

 

電子契約書を印刷したら印紙税が発生するか

契約書の中には、印紙が必要な種類のものがあります。契約額が大きいとその分印紙税も高くなるものですが、ペーパーレスで契約締結ができる電子契約書には印紙税は発生するのか、見ていきましょう。

基本的に電子契約書は印紙不要

電子契約書はペーパーレスなので、従来の紙の契約書で必要だった印紙は基本的に不要です。元々、課税される書類に関する印紙税法において、印紙は書面の文書のみに必要とされています。

印紙税法第2条では、印紙が必要な「課税文書」とは書面の文書だと解釈されています。これを根拠として、電子ファイルの交換のみの電子契約書では、印紙を負担することはないのが現状です。

しかし、今後電子契約書の普及が進みペーパーレス化した契約が増加した場合、印紙以外の方法で課税される可能性も考えられるでしょう。

印刷した電子契約書の印紙の要否は確認しよう

上記のように、基本的に電子契約書には印紙が必要ありません。では、もし電子契約書をプリントアウトした場合、その書類には印紙は必要となるのでしょうか。

電子契約書では、電子署名とタイムスタンプが揃ってはじめて、法的効力がある書類とみなされます。そのため、印刷した電子契約書はあくまでも契約書の写しと取り扱われるので、印紙は不要です。

しかし、まだ導入が進んでいる過程にある電子契約書の印紙の取り扱いは、迷う点が多く出てきます。正しい取り扱いを知りたい場合は、国税庁や専門家に確認することをおすすめします。

 

電子契約書の印刷・印紙の要否を確認しておこう

ペーパーレスで契約を締結できる電子契約書は、要件を満たしていれば電子データのみでの保管ができます。契約書を紙に印刷して保管する必要もなく、従来コストがかかっていた印紙税も削減できるのも大きなメリットです。しかし、逆に要件を満たしていない場合はプリントアウトして保管が必要になることがあります。電子契約書を利用する際は、印刷や印紙の要否などの要件を確認しておきましょう。

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